Beszerzési KPI-k: 10 mutató, amellyel a KKV-k kézben tartják a beszerzést
„Jól megy a beszerzés?” – kérdezi a cégvezető, és a válasz általában valami ilyesmi: „Szerintem igen, nem volt nagy gond.” Ez a válasz addig elég, amíg tényleg nincs gond. Amikor viszont nőnek a költségek, késnek a szállítások vagy hiányzik egy alapanyag, kiderül, hogy nincs mihez viszonyítani. A beszerzési mutatók (KPI-k) arra valók, hogy a „szerintem” helyett adatok alapján lehessen beszélni a beszerzés teljesítményéről. Ebben a cikkben tíz olyan mutatót mutatunk be, amelyet egy kis- és középvállalkozás is könnyen mérhet, és amelyek valóban segítik a döntéseket.
Miért nem elég a „nincs panasz”?
A beszerzés teljesítménye ritkán látszik közvetlenül. Ha minden rendben van, senki nem figyel rá; ha valami elromlik, akkor viszont hirtelen mindenki észreveszi. A KPI-k ezt a láthatatlan teljesítményt teszik mérhetővé: megmutatják, hol működik jól a folyamat, és hol kezdenek felhalmozódni a problémák, mielőtt azok komoly fennakadást okoznának.
A mutatóknak van egy másik, kevésbé nyilvánvaló haszna is. Közös nyelvet teremtenek a beszerzés, a pénzügy, a raktár és a vezetés között. Ha mindenki ugyanazt a néhány számot nézi, a viták a tényekről szólnak, nem a benyomásokról. Egy KKV-nál nem kell harminc mutatót követni: öt-hét jól megválasztott KPI többet ér, mint egy túlzsúfolt táblázat, amelyet senki nem néz meg.
A 10 legfontosabb beszerzési mutató
A mutatókat négy csoportba soroltuk: folyamat, szállítók, költség és készlet. Nem kell mindegyiket egyszerre bevezetni – a cikk végén javaslatot adunk az induló csomagra is.
Folyamatmutatók
1. Jóváhagyási átfutási idő. Mennyi idő telik el az igény leadása és a jóváhagyás között? Ez a mutató megmutatja, hol akad el a folyamat. Ha az átlag néhány óra, a jóváhagyás nem szűk keresztmetszet; ha napok, akkor valószínűleg túl sok a jóváhagyási szint, vagy a jóváhagyók nem kapnak időben értesítést.
Képlet: a jóváhagyás időpontja mínusz az igény leadásának időpontja, átlagolva egy időszakra.
2. Teljes beszerzési átfutási idő. Az igénytől az átvételig eltelt idő. Ez az, amit az igénylő ténylegesen érzékel. Ha ez hosszú, érdemes szakaszokra bontani: mennyi a jóváhagyás, mennyi az ajánlatkérés, mennyi a szállítási idő.
3. Megrendeléssel lefedett költés aránya. A beszerzési számlák hány százalékához tartozik előzetes, rendszerben rögzített megrendelés? Ez a mutató a folyamatfegyelemről árulkodik. Ha alacsony, a kollégák sokat vásárolnak a folyamaton kívül, és a költés csak utólag válik láthatóvá.
Képlet: megrendeléshez párosított számlák értéke ÷ összes beszerzési számla értéke × 100.
Szállítói mutatók
4. Határidőre teljesített szállítások aránya. A megrendelések hány százaléka érkezett meg a vállalt határidőre? Ez a szállítói megbízhatóság legfontosabb mutatója. Szállítónként is érdemes nézni, mert egy-egy megbízhatatlan partner sok fennakadást okozhat.
Képlet: határidőre teljesített megrendelések száma ÷ összes teljesített megrendelés × 100.
5. Hibátlan szállítások aránya. Hány szállítás érkezett hiány, többlet, sérülés vagy minőségi hiba nélkül? Az átvételkor rögzített eltérésekből számolható. Együtt a határidő-mutatóval jó képet ad arról, kire lehet építeni.
6. Szállítói koncentráció. A beszerzési költés hány százaléka megy a legnagyobb 3–5 szállítóhoz? A magas koncentráció nem feltétlenül rossz – jobb tárgyalási pozíciót adhat –, de kockázatot is jelent. Kategóriánként érdemes nézni: egy kritikus alapanyagnál az egyetlen szállító sokkal nagyobb kockázat, mint az irodaszernél.
Költségmutatók
7. Árváltozás tételenként vagy kategóriánként. Hogyan alakult egy-egy fontos tétel beszerzési ára az elmúlt időszakban? A mutató segít felismerni az indokolatlan áremelkedéseket, és alapot ad a szállítói tárgyalásokhoz. Az inflációs környezetben különösen hasznos, ha nem csak érzésre, hanem adatok alapján lehet megmondani, hol emelkedtek az árak az átlagnál jobban.
8. Sürgős beszerzések aránya. A beszerzések hány százaléka volt sürgős – vagyis kellett rövidíteni a normál folyamatot, expressz szállítást kérni vagy ajánlatkérés nélkül rendelni? A magas arány tervezési problémára utal, és jellemzően magasabb költséggel jár.
Képlet: sürgősnek jelölt beszerzések száma ÷ összes beszerzés × 100.
Készletmutatók
9. Készlethiányos események száma. Hányszor fordult elő, hogy egy tétel nem volt raktáron, amikor szükség volt rá? Ez a mutató a beszerzés és a készlettervezés együttes teljesítményét méri. Gyártó és szolgáltató cégnél egyaránt közvetlen hatása van az ügyfél-elégedettségre.
10. Készletforgás vagy készletben töltött napok. Átlagosan mennyi ideig áll egy tétel a raktárban? A túl lassú forgás lekötött pénzt, helyigényt és elavulási kockázatot jelent. Érdemes a legnagyobb értékű tételeknél kezdeni.
Képlet (egyszerűsítve): átlagos készletérték ÷ az időszak felhasználásának értéke × az időszak napjainak száma.
Melyikkel kezdjen? Induló csomag KKV-knak
Ha most indul a mérés, ne vezesse be mind a tíz mutatót egyszerre. Egy jó induló csomag:
- Megrendeléssel lefedett költés aránya – a folyamatfegyelemhez.
- Jóváhagyási átfutási idő – hogy a szabályok ne lassítsák a munkát.
- Határidőre teljesített szállítások aránya – a szállítói megbízhatósághoz.
- Sürgős beszerzések aránya – a tervezés minőségéhez.
- Készlethiányos események száma – a működés folyamatosságához.
Ha ezek három-hat hónap alatt beállnak, jöhetnek a költség- és készletmutatók. Ekkorra már lesz elég adat ahhoz, hogy az árváltozás és a készletforgás is értelmezhető legyen.
Honnan jönnek az adatok?
A mutatók csak annyira jók, amennyire az adatok, amelyekből számolják őket. Ha a beszerzési folyamat e-mailekben, telefonon és több Excel-táblázatban fut, a KPI-k kiszámítása minden hónapban kézi munka, és az eredmény is bizonytalan. Ki emlékszik már, mikor adta le valaki az igényt, és mikor hagyták jóvá?
Ha viszont a folyamat egy rendszerben zajlik, az adatok maguktól keletkeznek: minden igénynek, jóváhagyásnak, megrendelésnek és átvételnek van időbélyege, értéke, szállítója és kategóriája. Ilyenkor a mutatók gyakorlatilag automatikusan előállnak, és a vezetésnek csak értelmeznie kell őket. A Cégem360 Beszerzés modulhoz hasonló rendszerek éppen ezt a mindennapi adatgyűjtést veszik le a kollégák válláról.
Példa: így nézhet ki egy havi beszerzési áttekintés
Hogy kézzelfoghatóbb legyen, nézzünk egy szemléltető példát egy képzeletbeli, 40 fős gépipari beszállító cégre. A számok kitaláltak, csak a gondolatmenetet mutatják be.
A cég a havi áttekintésen öt mutatót néz meg. A megrendeléssel lefedett költés aránya az előző hónap 70%-áról 82%-ra nőtt – ez azt jelzi, hogy a karbantartási csapat is elkezdte a rendszeren keresztül leadni az igényeit. A jóváhagyási átfutási idő átlagosan egy munkanap, de a nagy értékű tételeknél három nap. Kiderül, hogy a második jóváhagyó, a cégvezető, sokat utazik, ezért a csapat helyettest jelöl ki számára.
A határidőre teljesített szállítások aránya összességében elfogadható, de az egyik acélanyag-szállítónál a megrendelések harmada késett. A beszerző egyeztetést kezdeményez, és párhuzamosan ajánlatot kér egy másik szállítótól. A sürgős beszerzések aránya magas, és az elemzés megmutatja, hogy ezek többsége ugyanarra a néhány kopóalkatrészre vonatkozik. A megoldás: ezekre a tételekre minimumkészletet állítanak be. A készlethiányos események száma kettő volt, mindkettő ugyanezekhez az alkatrészekhez kapcsolódott.
A megbeszélés 30 percig tart, és három konkrét intézkedéssel zárul: helyettes jóváhagyó kijelölése, egyeztetés a késő szállítóval, minimumkészlet beállítása a kopóalkatrészekre. Pontosan ez a mutatók célja: nem a számok gyűjtése, hanem a döntések megalapozása.
Tipikus hibák a mutatók használatában
„Mindent mérünk, ami mérhető.” A túl sok mutató elveszi a figyelmet. Ha egy havi áttekintésen húsz számot kell megnézni, a fontosak elsikkadnak. Válasszon ki néhányat, és azokat kövesse következetesen.
„A mutató alapján jutalmazunk vagy büntetünk.” Ha a beszerző jutalma kizárólag az árcsökkentéstől függ, könnyen előfordulhat, hogy olcsóbb, de megbízhatatlanabb szállítót választ. A mutatókat egymást kiegyensúlyozó párokban érdemes nézni: ár és minőség, készletszint és hiány, gyorsaság és szabálykövetés.
„Nincs kiinduló érték, így nem tudjuk, jó-e a szám.” Az első hónapok adata maga a kiinduló érték. Nem kell iparági összehasonlítás ahhoz, hogy lássa: javul vagy romlik a helyzet a saját cégénél.
„A mutatót kiszámoljuk, aztán nem történik semmi.” A KPI akkor ér valamit, ha döntés következik belőle. Minden havi áttekintés végén legyen legalább egy konkrét intézkedés: egy szállítóval való egyeztetés, egy szabály módosítása, egy minimumkészlet átállítása.
Hogyan építse be a mutatókat a működésbe?
Rövid táv (1–3 hónap):
- kiválasztja az induló 4–5 mutatót, és rögzíti a kiinduló értékeket,
- kijelöli, ki felel az adatok összegyűjtéséért,
- havonta egy rövid, 30 perces áttekintést tart.
Középtáv (3–6 hónap):
- a mutatók alapján legalább egy-két szállítóval tárgyal,
- a jóváhagyási és ajánlatkérési szabályokat az adatok alapján finomítja,
- bevezeti a költség- és készletmutatókat.
Hosszú táv (6–12 hónap):
- a mutatók a negyedéves vezetői megbeszélések állandó részévé válnak,
- éves célokat tűz ki a legfontosabb mutatókra,
- a szállítói értékelés és a beszerzési tervezés az adatokra épül.
Összefoglalás: kevés, jól választott mutató többet ér
A beszerzési KPI-k nem a nagyvállalatok kiváltságai. Egy KKV is mérheti a jóváhagyási időt, a megrendeléssel lefedett költést, a szállítói pontosságot, a sürgős beszerzések arányát és a készlethiányokat – és ezekből már pontos képet kap arról, merre halad a beszerzés. A lényeg, hogy kevés mutatóval induljon, az adatok egy helyen keletkezzenek, és minden számból döntés szülessen. Amit mér, azt kezelni is tudja.
Gyakran ismételt kérdések
Hány beszerzési KPI-t érdemes követni egy KKV-nál?
Induláskor 4–5 mutató bőven elég. Ha ezek mérése rutinná vált, fokozatosan bővítheti a kört, de egy kisebb cégnél ritkán van szükség 8–10-nél több mutatóra.
Milyen gyakran érdemes áttekinteni a beszerzési mutatókat?
Havonta egyszer egy rövid áttekintés általában elég. A szállítói mutatókat negyedévente érdemes alaposabban is értékelni, mert egy-egy hónap adatai még véletlenszerűen ingadozhatnak.
Van-e „jó” érték a határidőre teljesített szállítások arányára?
Nincs mindenhol érvényes szám, mert ez iparágtól és tételtípustól függ. Ennél fontosabb, hogy a saját kiinduló értékéhez képest javul-e a mutató, és hogy a kritikus tételeknél elég megbízhatók-e a szállítók.
Lehet-e Excelben mérni a beszerzési KPI-kat?
Igen, kezdetben ez is működik, különösen kevés beszerzésnél. A nehézség az adatgyűjtés: a dátumokat, jóváhagyásokat és átvételeket kézzel kell rögzíteni, ami időigényes és hibalehetőséget rejt. Növekvő mennyiségnél egy rendszer sokat könnyít.
Ki legyen a felelőse a beszerzési mutatóknak?
Jellemzően a beszerzésért felelős kolléga vagy a pénzügyi vezető. A lényeg, hogy egy ember felelős legyen az adatok összegyűjtéséért és a havi áttekintés előkészítéséért, a döntéseket pedig a vezetéssel közösen hozzák meg.
Mérné a beszerzés teljesítményét?
A Cégem360 Beszerzés modulban az igények, jóváhagyások, megrendelések és átvételek adatai egy helyen keletkeznek, így a beszerzési mutatók kézi összesítés nélkül követhetők. Segítünk kiválasztani az Önöknek fontos mutatókat.
Ingyenes demó kérése Beszerzés-logisztika modul részletei