Beszerzés Excelben és e-mailben vagy szoftverrel? Őszinte összehasonlítás
A legtöbb magyar KKV-nál a beszerzés így működik: az igények e-mailben vagy szóban érkeznek, a beszerző egy Excel-táblázatban vezeti a rendeléseket, a szállítói ajánlatok a postafiókban vannak, a jóváhagyás egy „OK” válaszlevél, a készletet pedig egy másik táblázat – vagy a raktáros emlékezete – követi. És ez sokáig működik is. Aztán egyszer csak nem: elvész egy jóváhagyás, kétszer rendelnek meg valamit, vagy senki sem tudja megmondani, mennyi nyitott rendelés van. Ebben a cikkben őszintén összevetjük az Excel és e-mail alapú beszerzést egy beszerzési szoftverrel: hol jobb az egyik, hol a másik, és milyen jelekből veheti észre, hogy eljött a váltás ideje.
Miért ilyen népszerű az Excel és az e-mail?
Nem véletlenül. Az Excel és az e-mail mindenkinél ott van, mindenki tudja használni, nem kell hozzá bevezetés, és bármikor átalakítható. Egy új oszlop, egy új munkalap, egy új színkód – és már kész is a megoldás. Egy kis cégnél, ahol egy-két ember intézi a beszerzést, és havonta néhány tucat rendelés fut, ez a rugalmasság valódi előny.
A problémák nem az eszközzel, hanem a növekedéssel kezdődnek. Ahogy több ember kér, több ember hagy jóvá, több szállító és több tétel kerül a képbe, a táblázat egyre több kézi munkát igényel, a postafiók egyre nehezebben átlátható, és az információ egyre több helyen van szétszórva. Az Excel nem lesz rosszabb – csak a feladat nő túl rajta.
Összehasonlítás 7 szempont szerint
1. Beszerzési igények gyűjtése
Excel és e-mail: az igények különböző csatornákon érkeznek – e-mail, telefon, üzenet, szóbeli kérés a folyosón. A beszerzőnek kell összegyűjtenie és bevezetnie őket. Ha valamit elfelejt felírni, az igény elveszik, és csak akkor derül ki, amikor az igénylő rákérdez.
Szoftver: az igény egy egységes űrlapon érkezik, a szükséges adatokkal (tétel, mennyiség, határidő, költséghely, indoklás). Az igénylő látja, hol tart a kérése, a beszerző pedig egy listában látja az összes nyitott igényt.
2. Jóváhagyás
Excel és e-mail: a jóváhagyás egy válaszlevél vagy egy szóbeli „mehet”. Nehéz utólag visszakeresni, ki, mikor és mit hagyott jóvá, és a szabályok (értékhatárok, második jóváhagyó) betartása a résztvevők fegyelmén múlik.
Szoftver: a jóváhagyási szabályok be vannak állítva, a rendszer automatikusan a megfelelő személyhez irányítja a kérést, és minden döntés naplózódik. Ha a jóváhagyó távol van, helyettes léphet be.
3. Ajánlatkérés és összehasonlítás
Excel és e-mail: az ajánlatok PDF-mellékletként érkeznek, különböző formátumban. A beszerző kézzel viszi át őket egy táblázatba, ha egyáltalán összehasonlítja. Hónapok múlva nehéz kideríteni, miért esett a választás egy adott szállítóra.
Szoftver: az ajánlatok egy beszerzéshez kapcsolva, egységes szempontok szerint rögzíthetők és vethetők össze, a döntés indoklásával együtt. Később is látszik, ki milyen áron és feltételekkel ajánlott.
4. Megrendelések követése
Excel és e-mail: a megrendelések egy táblázatban vannak, a státuszt kézzel kell frissíteni. A visszaigazolások, a szállítási határidők és a részszállítások követése sok figyelmet igényel. Ha egy rendelés „beragad”, az gyakran csak akkor derül ki, amikor már hiányzik a tétel.
Szoftver: minden megrendelésnek van státusza (elküldve, visszaigazolva, részben teljesítve, teljesítve), a lejárt határidejű rendelések kiemelve jelennek meg, és a nyitott rendelések értéke bármikor lekérdezhető.
5. Átvétel és készlet
Excel és e-mail: az átvételt jellemzően egy aláírt szállítólevél igazolja, amely egy mappába kerül. A készlettáblázatot valakinek külön frissítenie kell, és ha ez elmarad, a készletadat hamar elcsúszik a valóságtól.
Szoftver: az átvételt a megrendeléshez mérten rögzítik, az eltérések azonnal látszanak, a készlet pedig az átvétellel együtt frissül. A minimumszintek alatti tételekről figyelmeztetés érkezik.
6. Költségkontroll és riportok
Excel és e-mail: egy kategóriánkénti vagy szállítónkénti költésösszesítő elkészítése órákig tarthat, és csak annyira pontos, amennyire a táblázat naprakész. A nyitott, de még nem számlázott kötelezettségek jellemzően nem látszanak.
Szoftver: a költés kategóriánként, szállítónként, költséghelyenként és időszakonként lekérdezhető, a nyitott megrendelésekkel együtt. A keretek kihasználtsága is követhető.
7. Rugalmasság és költség
Excel és e-mail: nincs külön licencdíj, és bármikor átalakítható. Ugyanakkor a rugalmasság ára a következetlenség: mindenki kicsit másképp használja, a képletek elromlanak, a verziók összekeverednek.
Szoftver: van díja, és a bevezetés időt igényel. Cserébe egységes folyamatot, megbízható adatokat és kevesebb kézi munkát ad. A rugalmasság a beállításokban van: jóváhagyási szintek, kategóriák, mezők.
Ugyanaz a beszerzés kétféleképpen – egy szemléltető példa
Képzeljünk el egy hétköznapi esetet egy 30 fős épületgépészeti cégnél. Az egyik szerelőcsapat vezetője jelzi, hogy a jövő heti munkához szükség van egy szivattyúra és a hozzá tartozó szerelvényekre.
Az Excel–e-mail változat: a csapatvezető felhívja a beszerzőt, aki felírja a kérést egy cetlire, majd este beírja a táblázatba. Másnap e-mailben ajánlatot kér két nagykereskedőtől. Az egyik ajánlat még aznap megjön, a másik két nap múlva. A beszerző továbbítja mindkettőt az ügyvezetőnek, aki egy tárgyalás szünetében mobilról válaszol: „A másodikat.” A beszerző megrendeli, de a táblázatba csak a szállítót írja be, az árat nem. A szállítás részlegesen érkezik, a raktáros aláírja a szállítólevelet, és a mappába teszi. A hiányzó szerelvényekről csak akkor derül ki, hogy nem jöttek meg, amikor a szerelő a helyszínen keresi őket.
A szoftveres változat: a csapatvezető a rendszerben leadja az igényt a szükséges határidővel. A beszerző a rendszerben rögzíti a két ajánlatot, az ügyvezető egy értesítés alapján jóváhagyja a kiválasztottat. A megrendelés azonosítóval megy ki a szállítóhoz. Az átvételkor a raktáros a megrendeléshez képest rögzíti a beérkezett tételeket, a rendszer pedig jelzi, hogy két tétel hiányzik. A beszerző még aznap rákérdez a szállítónál, a csapatvezető pedig látja, hogy a rendelése részben teljesült.
Egyik változatban sem dolgozott rosszul senki. A különbség az, hogy a második esetben az információ nem veszett el a cetli, a postafiók és a mappa között.
Figyelmeztető jelek: mikor nőtte ki a cég az Excelt?
Az alábbi jelek közül ha három-négy ismerős, érdemes komolyan elgondolkodni a váltáson:
- Rendszeresen előfordul, hogy ugyanazt a tételt két kolléga is megrendeli.
- A beszerzési táblázatot egyszerre többen szerkesztenék, ezért verzióütközések vannak.
- Egy beszerzés visszakereséséhez több postafiókot és mappát kell átnézni.
- A jóváhagyások elakadnak, mert a jóváhagyó nem látta az e-mailt.
- A pénzügy nem tudja, mennyi kifizetés várható a következő hónapban a nyitott rendelések miatt.
- A raktári készlet és a táblázat rendszeresen eltér egymástól.
- A beszerző szabadsága alatt senki sem tudja, hol tartanak a rendelések.
- A cég bővül: új telephely, új részleg vagy jelentősen több igénylő jelent meg.
Van köztes megoldás?
Sokan próbálkoznak köztes megoldásokkal: közös, felhőben tárolt táblázattal, online űrlappal az igényekhez, közös postafiókkal a megrendeléseknek. Ezek valóban javítanak a helyzeten, és egy kisebb cégnél akár hosszabb ideig is elegendőek lehetnek. A korlátuk az, hogy az egyes elemek nem kapcsolódnak egymáshoz: az űrlapról beérkező igényt kézzel kell átvinni a rendelési táblázatba, a jóváhagyás továbbra is e-mailben megy, és a készlet egy harmadik helyen van.
Ha köztes megoldást választ, legalább három dolgot tegyen meg: egyetlen, mindenki által elérhető beszerzési lista legyen; minden megrendelés kapjon egyedi azonosítót; és rögzítse, ki hagyta jóvá a rendelést. Ez a három lépés a későbbi szoftverváltást is megkönnyíti, mert az adatai rendezettek lesznek.
Gyakori ellenvetések a váltással szemben
„Az Excel ingyenes, a szoftvernek ára van.” Az Excelnek nincs külön díja, de a kézi munkának, a hibáknak és a keresgélésnek van költsége – csak nem jelenik meg külön sorként. Érdemes egy egyszerű becslést készíteni a beszerzési adminisztrációra fordított időről, és összevetni a szoftver díjával.
„A kollégák nem akarnak új programot tanulni.” Ez érthető, ezért fontos, hogy az új rendszer egyszerűbb legyen az igénylőknek, mint a mostani megoldás. Ha egy igény leadása gyorsabb, mint egy e-mail megírása, és az igénylő látja is, hol tart a kérése, az ellenállás gyorsan csökken.
„Nálunk minden beszerzés egyedi, nem lehet szabályokba önteni.” Sok cégnél ez az első benyomás, de a gyakorlatban a beszerzések jelentős része ismétlődik: ugyanazok a kategóriák, ugyanazok a szállítók, ugyanazok a jóváhagyók. Az egyedi esetekre pedig a rendszerben is van hely szabad szöveges igényként.
„Most nincs időnk váltani.” A váltás nem kell, hogy egyszerre történjen. Egy kisebb területtel, például az irodai vagy a karbantartási beszerzésekkel kezdve a kockázat és a terhelés is kicsi.
Mit várhat a váltás után?
Rövid táv (1–3 hónap):
- az igények egy helyen, egységes formában érkeznek,
- a jóváhagyások visszakereshetők,
- kevesebb a „hol tart a rendelésem?” típusú kérdés.
Középtáv (3–6 hónap):
- a nyitott rendelések és a várható kifizetések láthatók,
- a duplikált rendelések megszűnnek,
- a készletadat megbízhatóbbá válik.
Hosszú táv (6–12 hónap):
- a költés kategóriánként és szállítónként elemezhető,
- a szállítói tárgyalások adatokra épülnek,
- a beszerzési folyamat nem egy-egy ember tudásán múlik.
Összefoglalás: az Excel jó kezdet, de nem végállomás
Az Excel és az e-mail rugalmas, ismerős és olcsó eszközök, amelyekkel egy kis cég beszerzése sokáig jól kezelhető. Ahogy azonban nő a beszerzések száma, a résztvevők köre és a szállítók listája, a kézi munka, a szétszórt információ és a hiányzó jóváhagyási nyomvonal egyre többe kerül. Ha a figyelmeztető jelek közül több is ismerős, a kérdés már nem az, hogy váltson-e, hanem az, hogy mikor és hogyan. A jó hír: a meglévő táblázatai remek kiindulópontot adnak.
Gyakran ismételt kérdések
Hány beszerzés felett érdemes szoftverre váltani?
Nincs éles határ. Inkább a bonyolultság számít: hány igénylő, hány jóváhagyó, hány szállító és hány telephely van. Ha több ember kér és hagy jóvá, és rendszeresen elvesznek az információk, a váltás már kisebb rendelésszámnál is megéri.
Át lehet-e vinni az Excel-táblázatok adatait egy beszerzési rendszerbe?
Általában igen, különösen a szállítói listát és a cikktörzset. Előtte érdemes rendet tenni: kiszűrni a duplikációkat, egységesíteni a megnevezéseket, és törölni a már nem használt tételeket.
Megtarthatjuk-e párhuzamosan az Excelt is?
Az átállás néhány hetében igen, de hosszabb távon nem érdemes. A párhuzamos nyilvántartás kétszeres munka, és előbb-utóbb eltérések keletkeznek. Jelöljön ki egy dátumot, amely után a rendszer az egyetlen hiteles forrás.
Mi a helyzet a szállítókkal, akik e-mailben kérik a rendelést?
A legtöbb beszerzési rendszerből a megrendelés továbbra is e-mailben vagy dokumentumként jut el a szállítóhoz. A szállító számára a változás jellemzően csak annyi, hogy egységesebb, egyértelműbb megrendeléseket kap.
Kis cégként is megéri beszerzési szoftvert használni?
Ha a beszerzés egy kézben van és kevés a tétel, egy jól vezetett táblázat egy ideig elég lehet. Ha viszont már most több igénylő, jóváhagyó vagy készletkezelési feladat van, egy egyszerű, KKV-knak szóló rendszer kis cégnél is gyorsan hasznossá válhat.
Kinőtték az Excelt a beszerzésben?
A Cégem360 Beszerzés modul egy helyre hozza a beszerzési igényeket, a jóváhagyásokat, az ajánlatokat, a megrendeléseket és az átvételt. Segítünk a meglévő táblázatok adatainak átvételében és a fokozatos átállásban.
Ingyenes demó kérése Beszerzés-logisztika modul részletei