8 drága beszerzési hiba, amelyet a KKV-k nap mint nap elkövetnek
Ismerős? Év végén a pénzügy összesíti a költségeket, és kiderül, hogy a fogyóeszközökre a tervezett összeg másfélszeresét költötték, pedig senki sem vásárolt „feleslegesen”. Vagy egy alapanyag elfogy a gyártás közepén, és a sürgős pótlás miatt a szokásos ár helyett jóval drágábban kell beszerezni. A beszerzési hibák ritkán látványosak: apró, mindennapi döntésekből adódnak össze, és éppen ezért sokáig rejtve maradnak. Ebben a cikkben a KKV-knál leggyakrabban előforduló nyolc beszerzési hibát vesszük sorra – mindegyiknél megmutatjuk, honnan ismerheti fel, és mit tehet ellene.
Miért nem tűnnek fel a beszerzési hibák?
A beszerzés egy KKV-nál jellemzően nem egyetlen ember feladata. Az igényt az egyik kolléga jelzi, a rendelést egy másik adja le, az árut egy harmadik veszi át, a számlát pedig a pénzügy vagy a külső könyvelő látja. Mindenki a saját szeletét látja, és abban a szeletben jellemzően minden rendben is van. A hibák a szeletek közötti átadásoknál keletkeznek: ott, ahol egy információ elvész, egy ellenőrzés kimarad, vagy egy döntés nem a teljes kép ismeretében születik.
Ráadásul a beszerzési hibák költsége nem egy sorban jelenik meg a kimutatásokban. Egy kicsit drágább ár itt, egy elmaradt mennyiségi kedvezmény ott, egy kifizetett, de soha meg nem érkezett tétel, egy lejárt szavatosságú raktárkészlet – külön-külön apróság, együtt viszont komoly összeg lehet.
A 8 leggyakoribb beszerzési hiba
1. hiba: Rendelés jóváhagyás nélkül
„Csak gyorsan megrendeltem, úgyis kellett.” Ez a mondat sok cégnél napi szinten elhangzik. A probléma nem az, hogy a kollégák rossz szándékkal vásárolnak, hanem az, hogy a költés nem látszik addig, amíg a számla meg nem érkezik. Addigra viszont a pénz már elköteleződött.
Hogyan ismerheti fel? Ha a pénzügy rendszeresen olyan számlákkal találkozik, amelyekről senki nem tudott előre, vagy ha a havi zárásnál gyakran kell visszakérdezni, hogy „ez mi volt?”.
Mit tehet? Vezessen be értékhatárhoz kötött jóváhagyást. Nem kell minden apró tételt egyenként engedélyeztetni, de egy bizonyos összeg felett a rendelés csak jóváhagyott igény alapján mehet ki.
2. hiba: Egyetlen szállítóra támaszkodás
Kényelmes egy megbízható szállítóval dolgozni, és ez sokszor jó döntés is. A gond akkor van, ha a cég évek óta ugyanattól rendel, és senki sem tudja, hogy a piaci ár ma mennyi. Még nagyobb a baj, ha ez a szállító egyszer csak nem tud szállítani – és nincs kipróbált alternatíva.
Mit tehet? A fontosabb kategóriákban legalább évente egyszer kérjen be összehasonlító ajánlatot. Nem feltétlenül azért, hogy szállítót váltson, hanem hogy legyen viszonyítási pontja, és tárgyalási alapja. A kritikus alapanyagoknál pedig érdemes legalább egy tartalék szállítót „melegen tartani”.
3. hiba: Ajánlatok, amelyek nem összehasonlíthatók
Három ajánlat bekérése önmagában még nem garancia a jó döntésre. Ha az egyik ajánlat nettó, a másik bruttó, a harmadik pedig szállítási díj nélkül értendő; ha az egyik 30 napos, a másik 8 napos fizetési határidőt ad; ha az egyik szállító két hét, a másik két hónap alatt szállít – akkor az árak egyszerű összevetése félrevezető.
Mit tehet? Kérjen ajánlatot egységes szempontok szerint: ugyanazzal a mennyiséggel, ugyanazzal a specifikációval, és kérje meg a szállítókat, hogy a szállítási díjat, a fizetési feltételt és a szállítási időt is adják meg. Az ajánlatokat egy táblázatban vagy rendszerben, azonos oszlopok szerint vesse össze.
4. hiba: A megrendelés nem rögzíti a feltételeket
Egy telefonos megbeszélés vagy egy rövid e-mail („Kérnék 200 db-ot a szokásosból”) sok cégnél megrendelésnek számít. Csakhogy ilyenkor nincs írásos nyoma a megállapodott árnak, a szállítási határidőnek és a pontos specifikációnak. Ha a számlán más ár szerepel, vagy késik a szállítás, nehéz bármire hivatkozni.
Mit tehet? Minden megrendelés kapjon egyedi azonosítót, és tartalmazza a tételeket, a mennyiséget, az egységárat, a szállítási határidőt és a szállítási címet. Ez nemcsak a vitáknál segít, hanem a számlák ellenőrzését is egyszerűvé teszi.
5. hiba: Átvétel ellenőrzés nélkül
A futár megérkezik, valaki aláírja a szállítólevelet, a dobozok bekerülnek a raktárba. Hogy pontosan mi volt bennük, az sokszor csak napokkal később derül ki – vagy soha. Így előfordulhat, hogy a cég kifizet olyan tételeket, amelyek meg sem érkeztek, vagy hibás árut fogad el, amelyet már nem lehet reklamálni.
Mit tehet? Az átvételt a megrendeléshez kell mérni: a beérkező mennyiséget és tételeket össze kell vetni azzal, amit megrendeltek. Az eltérést (hiány, többlet, sérülés) azonnal rögzíteni kell, és a számla kifizetése előtt a pénzügynek látnia kell, hogy az átvétel rendben volt-e.
6. hiba: Készletszintek „érzésre”
„Szerintem van még elég.” A raktáros tapasztalata értékes, de nem helyettesíti a megbízható készletadatot. Az érzésre vezetett készlet két irányba is hibázhat: az egyik a hiány, amikor a gyártás vagy a szolgáltatás leáll egy hiányzó tétel miatt; a másik a túlkészletezés, amikor a pénz a polcokon áll, a termékek elavulnak vagy lejárnak.
Mit tehet? A kritikus tételeknél határozzon meg minimumkészletet és rendelési pontot, és ezek alapján induljon a beszerzés. Kezdje a 20–30 legfontosabb tétellel; nem kell az első naptól minden cikkre beállítani.
7. hiba: Sürgős rendelés mint rutin
Ha a cégnél a beszerzések jelentős része „holnapra kell” jellegű, az nem a beszerző hibája, hanem a tervezésé. A sürgős rendelés szinte mindig drágább: expressz szállítás, kisebb mennyiség miatt magasabb egységár, kevesebb idő az alternatívák megnézésére.
Mit tehet? Mérje, hogy a beszerzések hány százaléka sürgős, és nézze meg, mi az oka. Sokszor kiderül, hogy néhány ismétlődő tétel vagy néhány projekt okozza a sürgős rendelések nagy részét – ezekre külön tervezéssel vagy készlettel lehet megoldást találni.
8. hiba: Nincs áttekintés a teljes költésről
Sok cégvezető pontosan tudja a havi bérköltséget, de arra a kérdésre, hogy „mennyit költöttünk tavaly csomagolóanyagra, és kitől?”, csak a könyvelés hosszas átnézése után kapna választ. Pedig a beszerzési költés kategóriánkénti és szállítónkénti ismerete nélkül nincs megalapozott tárgyalás és nincs valódi költségkontroll.
Mit tehet? Kezdje egy egyszerű költésösszesítővel: kategória, szállító, összeg, hónap. Ha a beszerzéseket rendszerben kezeli, ez a kimutatás automatikusan elkészül, és nemcsak a kifizetett számlákat, hanem a nyitott megrendeléseket is mutatja.
Gyors önellenőrzés: hol tart a cége?
Mielőtt bármilyen változtatásba kezdene, érdemes egy fél órát szánni arra, hogy őszintén megválaszolja az alábbi kérdéseket. Mindegyik „nem” vagy „nem tudom” válasz egy lehetséges fejlesztési pontot jelöl:
- Meg tudja mondani, mennyit költött a cég az elmúlt negyedévben a három legnagyobb beszerzési kategóriában?
- Van írásos szabály arra, hogy milyen összeg felett kell jóváhagyás, és ki adja meg?
- A legnagyobb szállítóinál tudja, mikor kértek utoljára összehasonlító ajánlatot?
- Minden megrendelésnek van azonosítója, és a számlák ehhez párosíthatók?
- Az átvételkor valaki ténylegesen összeveti a beérkező árut a megrendeléssel?
- A kritikus tételekre van meghatározott minimumkészlet?
- Tudja, hogy a beszerzések nagyjából hány százaléka volt sürgős az elmúlt hónapban?
A kérdéseket érdemes nemcsak a cégvezetőnek, hanem a beszerzőnek, a raktárosnak és a pénzügyesnek is feltenni. Gyakran kiderül, hogy ugyanarra a kérdésre mindenki mást válaszol – és ez önmagában is sokat elárul a folyamat állapotáról.
Gyakori kifogások – és mit válaszolhat rájuk
„Kis cég vagyunk, nálunk ez nem probléma.” Kis cégnél a hibák abszolút összege kisebb, de az árrésre gyakorolt hatása ugyanúgy jelentős lehet. Például: ha egy 300 millió Ft forgalmú cég beszerzési költésének csak néhány százalékát sikerül megtakarítani, az akár milliós nagyságrendű összeg lehet évente.
„A szabályok lassítani fogják a munkát.” A rosszul kialakított szabályok igen. A jól kialakított szabályok viszont csak ott lépnek közbe, ahol tényleg kell: a kis értékű, ismétlődő tételek gyorsan mennek, a nagy értékű vagy szokatlan beszerzéseknél pedig egy második szem is ránéz.
„A kollégáinkban megbízunk.” Ez jó, és a szabályok nem a bizalmatlanságról szólnak. Arról szólnak, hogy mindenki ugyanazt a képet lássa, és a döntések ne egy-egy ember emlékezetén múljanak. A világos folyamat a kollégákat is védi.
Honnan látja, hogy javul a helyzet?
Rövid táv (1–3 hónap):
- csökken a megrendelés nélkül érkező számlák száma,
- az átvételeknél rögzített eltérések láthatóvá válnak,
- a kritikus tételekre van minimumkészlet-beállítás.
Középtáv (3–6 hónap):
- a sürgős rendelések aránya csökken,
- a nagyobb kategóriákban van friss összehasonlító ajánlat,
- a költés kategóriánként és szállítónként lekérdezhető.
Hosszú táv (6–12 hónap):
- a kritikus tételeknél van tartalék szállító,
- a készletérték és a készlethiányok is kézben vannak,
- a beszerzési költés tervezhető, és a terv-tény eltérés értelmezhető.
Összefoglalás: a beszerzési hibák apróságokból adódnak össze
A KKV-k beszerzési hibái ritkán egy-egy rossz döntésből fakadnak, sokkal inkább a hiányzó szabályokból és az elveszett információkból. Jóváhagyás nélküli rendelés, egyetlen szállító, összehasonlíthatatlan ajánlatok, hiányos megrendelések, ellenőrizetlen átvétel, érzésre vezetett készlet, rutinná vált sürgősség és a teljes költés láthatatlansága – mindegyikre van egyszerű, fokozatosan bevezethető megoldás. Kezdje a két legdrágábbal, és a többi már könnyebben jön.
Gyakran ismételt kérdések
Melyik beszerzési hibát érdemes először kezelni?
Azt, amelyik az Önök cégénél a legtöbb pénzbe vagy a legtöbb fennakadásba kerül. Sok KKV-nál ez a jóváhagyás nélküli rendelés vagy az ellenőrizetlen átvétel, mert ezek közvetlenül a kifizetett összeget érintik.
Hány ajánlatot érdemes bekérni egy beszerzéshez?
Erre nincs általános szabály. Sok cég értékhatárhoz köti: egy alacsony összeg alatt nem kell ajánlatot bekérni, felette legalább kettőt, egy magasabb összeg felett legalább hármat. A lényeg, hogy a szabály egyértelmű legyen, és mindenki ugyanúgy alkalmazza.
Hogyan lehet kezelni a sürgős beszerzéseket szabályosan?
Hozzon létre egy kivételes eljárást: sürgős esetben a rendelés jóváhagyás előtt is elmehet, de rövid határidőn belül utólag rögzíteni és jóváhagyatni kell. Így a sürgősség nem lesz kiskapu, és a költés is látható marad.
Mennyi megtakarítás várható a beszerzési hibák megszüntetésétől?
Ez cégenként nagyon eltérő, és a kiinduló állapottól függ. Ott, ahol eddig nem volt jóváhagyás, ajánlatkérés vagy átvételi ellenőrzés, a javulás jellemzően gyorsan érezhető. Érdemes a saját költésadataiból egy kiinduló állapotot rögzíteni, hogy a változás mérhető legyen.
Szükséges-e ehhez szoftver, vagy elég néhány szabály?
A szabályok az alapot jelentik, szoftver nélkül is bevezethetők. A gyakorlatban azonban a szabályok betartatása, a jóváhagyások nyomon követése és a költés összesítése táblázatokkal és e-mailekkel sok időt visz el. Egy beszerzési rendszer ezt a munkát automatizálja.
Rendet tenne a beszerzésben?
A Cégem360 Beszerzés modul segít a jóváhagyási szabályok betartatásában, az ajánlatok összehasonlításában, az átvétel ellenőrzésében és a költés átláthatóvá tételében. Mutassuk meg, hogyan működne az Önök folyamataival.
Ingyenes demó kérése Beszerzés-logisztika modul részletei