Kontaktok létrehozása
Új kontakt létrehozása
Kontaktot háromféleképpen hozhat létre:
Gyors gomb (+)
Kattintson a felső sáv + gombjára, majd válassza az „Új kontakt" opciót.
Kontaktok menüből
Menjen a Kontaktok menübe, majd kattintson az „Új kontakt" gombra.
Billentyűparancs
Nyomja meg a C billentyűt bárhol a rendszerben.
Kötelező és ajánlott mezők
A kontakt létrehozásakor különböző adatokat adhat meg. Íme, melyek a fontosak:
Best practices a kontakt létrehozáshoz
Használjon egységes formátumot
A nevet mindig „Vezetéknév Keresztnév" formátumban írja, vagy fordítva – de mindig ugyanúgy.
Ellenőrizze a duplikációt
Mentés előtt a rendszer figyelmeztet, ha hasonló nevű kontakt már létezik. Nézze meg!
Adja meg a forrást
Honnan jött a kontakt? (weboldal, ajánlás, rendezvény) – később fontos lesz a méréshez.
Ne hagyja üresen a fontos mezőket
Egy e-mail cím és telefon nélküli kontakt nehezen használható.
Ne használjon rövidítéseket
„Bp." helyett „Budapest", „ifj." helyett „ifj" – legyen egységes és kereshető.
Kontakt szerkesztése és törlése
Szerkesztés: Kattintson a kontaktra, majd a részletek panelen a ceruza ikonra vagy az „Szerkesztés" gombra.
Törlés: Csak akkor töröljön, ha biztos benne! A törölt kontaktok 30 napig még visszaállíthatók a Lomtárból.
🎯 Összefoglalás
- Kontaktot a + gombbal, menüből vagy C billentyűvel hozhat létre
- Kötelező: név és e-mail. Ajánlott: cég, telefon, pozíció, forrás
- Mindig ellenőrizze a duplikációt mentés előtt
- Törlés helyett inkább archiváljon, ha bizonytalan
🏋️ Gyakorlat
Feladat: Hozzon létre egy teszt kontaktot!
- Nyomja meg a C billentyűt
- Töltse ki: Teszt Tamás, teszt@example.com
- Adja meg a cégét és pozícióját
- Állítsa be a forrást „Teszt" értékre
- Mentés után nézze meg a kontakt adatlapját
Cégek és kapcsolattartók
A hierarchia megértése
A Cégem360-ban a kontaktok és cégek hierarchiában kapcsolódnak:
Cég (Company)
A szervezet, amellyel üzletet köt
Kontakt (Contact)
Az emberek, akikkel kapcsolatban áll
Miért fontos a céghez kapcsolás?
Cég létrehozása
Cég létrehozása hasonló a kontakthoz:
- + gomb → „Új cég"
- Cégek menü → „Új cég" gomb
- Kontakt létrehozáskor → „Új cég hozzáadása"
Fontos cégadatok
Kontakt hozzákapcsolása céghez
Kétféleképpen kapcsolhatja össze:
A) Kontakt létrehozásakor
Az új kontakt űrlapon válassza ki vagy hozza létre a céget a „Cég" mezőben.
B) Meglévő kontaktnál
Nyissa meg a kontaktot → Szerkesztés → Cég mező kitöltése.
Több kapcsolattartó egy cégnél
Gyakori, hogy egy cégnél több emberrel is tárgyal. Például:
Példa: ABC Kft.
💡 Tipp: A pozíció mezőben jelölje a döntési szerepet is, pl. „Ügyvezető (döntéshozó)" – így gyorsan látja, ki a kulcsember.
Cég adatlap áttekintése
A cég adatlapján egy helyen látja:
- Alapadatok: Cégnév, cím, iparág, weboldal
- Kapcsolattartók: Az összes kontakt, aki a céghez tartozik
- Üzletek: Folyamatban lévő és lezárt üzletek
- Tevékenységek: Minden interakció a cég bármelyik kontaktjával
- Megjegyzések: Általános tudnivalók a cégről
🎯 Összefoglalás
- A hierarchia: Cég → Kontaktok. Egy céghez több kontakt tartozhat
- Mindig kapcsolja a kontaktot céghez – így látja a teljes képet
- A cég adatlapján egy helyen látja az összes kapcsolattartót és tevékenységet
- Használja a pozíció mezőt a döntési szerepek jelölésére
🏋️ Gyakorlat
Feladat: Hozzon létre egy céget két kontakttal!
- Hozzon létre egy céget „Teszt Cég Kft." néven
- Adja meg az iparágát és weboldalát
- Hozzon létre két kontaktot és kapcsolja őket a céghez
- Nézze meg a cég adatlapját – látja mindkét kontaktot?
Kontaktok importálása
Mikor használja az importálást?
Az import funkció akkor hasznos, ha:
- Excelben, CSV fájlban vannak a meglévő kontaktjai
- Másik CRM-ből költözik és exportálta az adatokat
- Egy rendezvényről kapott résztvevőlistát
- Egyszerre sok kontaktot kell felvinni
Az import folyamat 5 lépése
Fájl előkészítése
Győződjön meg róla, hogy a fájl megfelelő formátumú (Excel .xlsx vagy .csv).
- Az első sor tartalmazza az oszlopneveket
- Minden kontakt külön sorban
- UTF-8 kódolás (ékezetek miatt)
Fájl feltöltése
Kontaktok menü → Import → Fájl kiválasztása
Mezők megfeleltetése
Párosítsa az Excel oszlopokat a CRM mezőkkel.
Duplikáció kezelés beállítása
Válassza ki, mi történjen, ha már létezik hasonló kontakt:
Előnézet és import indítása
Nézze át az első néhány sort, majd indítsa az importot.
Import sablon használata
A legegyszerűbb, ha a Cégem360 saját import sablonját használja:
Kontaktok menü → Import → „Sablon letöltése" gomb
A sablon tartalmazza az összes mezőt helyesen elnevezve. Töltse ki az adatokkal, és importálja vissza.
Sablon oszlopai:
Gyakori hibák és megoldásuk
Ékezetes karakterek rosszul jelennek meg
Megoldás: Mentse a CSV-t UTF-8 kódolással. Excelben: Mentés másként → CSV UTF-8.
Nem minden sor importálódott
Megoldás: Ellenőrizze a hibajelentést. Általában hiányzó kötelező mező (név vagy e-mail) az ok.
Duplikált kontaktok keletkeztek
Megoldás: Az import előtt válassza a „Kihagyás" vagy „Frissítés" opciót az „Új létrehozása" helyett.
A cégek nem kapcsolódtak
Megoldás: Ellenőrizze, hogy a cégnév pontosan egyezik-e a már létező cégekkel a rendszerben.
💡 Tipp: Első alkalommal tesztelje az importot kis adatmennyiséggel (5-10 sor). Ha minden rendben, importálja a többit.
🎯 Összefoglalás
- Használja az import sablont a hibák elkerülésére
- A mezők megfeleltetése kritikus – ellenőrizze alaposan
- Állítsa be a duplikáció kezelést az importálás előtt
- Teszteljen kis mennyiséggel először
Kontakt adatminőség
Miért számít az adatminőség?
A CRM annyit ér, amennyire megbízhatóak az adatai. A rossz adatminőség következményei:
Visszapattanó e-mailek
Elavult címekre küldött levelek rontják a domain reputációt
Rossz telefonszámok
Elvesztegetett idő nem létező számokon
Duplikált kontaktok
Ugyanazt az embert többször hívja fel a csapat
Pontatlan riportok
A döntések rossz adatokon alapulnak
Az adatminőség 5 dimenziója
Teljesség
Minden fontos mező ki van töltve? Van e-mail és telefon?
Pontosság
Az adatok helyesek? A telefonszám működik?
Konzisztencia
Egységes a formátum? „Budapest" vs „Bp." vs „bp"
Egyediség
Nincsenek duplikált rekordok?
Frissesség
Mikor frissültek utoljára az adatok?
Duplikációk kezelése
A duplikált kontaktok a leggyakoribb adatminőségi probléma.
Duplikációk felismerése
A Cégem360 automatikusan jelzi a potenciális duplikációkat:
- Kontaktok menü → „Duplikációk" szűrő
- A rendszer e-mail cím és név alapján keres egyezést
Duplikációk egyesítése
Rendszeres karbantartás
Állítson be havi rutin az adattisztításra:
🔧 Havi adatkarbantartási checklist
💡 Legjobb gyakorlat: Válasszon egy napot a hónapban (pl. minden hónap első pénteke) az adattisztításra. Tegye be a naptárába, és kezelje prioritásként.
🎯 Összefoglalás
- A rossz adatminőség konkrét üzleti károkat okoz
- Az adatok évente 20-30%-kal avulnak – karbantartás kötelező
- A duplikációk a leggyakoribb probléma – rendszeresen ellenőrizze
- Állítson be havi adattisztítási rutint
Gratulálunk! Az 1.2 modul kész.
Teljesítette a Kontaktkezelés modult. Következik a tevékenységek rögzítése!